事業において適切な戦略を立てるのは大変大事だが、それを正確に進捗させなければ意味がない。
その意味で、進捗の確認というのは最高レベルの重要事項だと考えている。
そして、進捗の確認のために、週例の会議というものが特に大事だと思っている。
自分の場合は各担当者に金曜日に共有の週報を更新してもらい、翌月曜日の会議の場で全員に対して共有してもらうという形をとっている。
始めた当初は1時間以上かかっていたが、最近はみんなこなれてきて発表も手短になり、チームの人数がそれほど多くないこともあって30分もあれば完了できる。
もちろんその会社のビジネスモデルや業務内容によってはもっと短周期でやる必要があるのかもしれないが。
週例会議をやる目的については主に下記だろう。
①各担当者の業務内容と進捗の相互チェック
②定期的に共有の場を作ることで個別の報告や共有の手間を省く
③週報を記載することで自身の業務の整理
ただ、元々は①が最も重要だと思っていたのだが、最近になって実は③の方が大事なのではないかと思えてきた。
③の何が重要かと言えば、自分の業務、やるべきことについて明確な言語化を求められることだ。
私の経験でもそうだが、明確に言語化できることは基本的に実行についても難しくない場合が多い。
もちろん内容によっては達成できないこともあるが、「やったけどできなかった」という結果が出たという意味で、それ自体はしっかり前に進捗している。
その結果を受けてどうするかを考えればよい。
一方で、明確に言語化できないことはそもそも実行に着手することが難しい。
要は自分自身で何をやったら良いかがわかっていないからだ。
「A社とのプロジェクトを進捗する」と書かれていても、これだけでは本当にやることがわかっているのかが疑問である。
「A社とのプロジェクト推進にあたり、●日までに担当のBさんと打合せをして双方の担当業務を洗い出し、●日までに契約書の草案を作り…」
のような形まで落とし込まれていれば、まずまず進捗についての心配はないと思える。
週報で毎週自分の業務を書き出すことで、自分でもそれがチェックできるし、それらが会議で共有されれば、マネジメント側の人間も「この人は何をやるかわかっているのか」客観的に確認をすることができる。
週報に書かれているやるべきことの解像度が低かったり、具体的な日付が入っていなかったり、何週間も更新されていなければ、より業務をブレイクダウンして、その人自身がが何をやるべきかが明確に理解できるまでかみ砕くべきだ。
そしてやるべき業務が抜け落ちていればそれも指摘しなければならない。
私自身、複数の業務が立て込んできたり、煮詰まって来た時には、まず一覧で書き出すことにしている。
書き出すことができれば、あとは1個1個処理していくだけだ。
いわば週報と週例会議は、それをチーム全体でやることなのかなと思う。
