能力、人格ともに平均以下の私であるが、そんな個人の憂いは関係なしに、キャリアを重ねるにつれて仕事の難易度は上がっていってしまう。
特に外部業者あるいは新人、平社員の立場からお偉いさん含めた色々な人に動いてもらうのは中々辛いもの。
そこで、頼まれていなくても、いや頼まれていないからこそ、下記のようなことを実施することで仕事や学習がゴリゴリ進むようになったという自分なりの仕事のコツを、今後のためにメモしておこうと思う。
①打ち合わせ用の資料を用意する
ペライチで構わないので、その会議で協議したいことをまとめた資料を用意しておく。項目箇条書きで十分だ。参考にする実データなどもあるとなお良い。当然そのために自分の中で会議のゴールを設定しておく必要がある。(予算を取りたいとか、さっぱり仕事しない誰々を動かしたいとか…)
手元に資料があれば意識がそこに集中するため(同じ意味で、板書などをするのも良い)議論が横道にそれることがなくなるし、それを利用して自分のもっていきたい方向に議論を誘導することもできるだろう。事前にその内容を、当該部署の部長など、強い発言力がある参加者と握っておけると更に良い。
②議事録を取る
特に複数国籍のメンバーが参加する会議でありがちなのだが、延々数時間にわたり会議を行った結果、結局なにを話したのかを全部理解できておらず、結果各々が次にどういうアクションをいつまでに取ればいいのか誰も分かっていない、というケースが往々に発生していた。
議事録と言えないメモレベルでもいいので、その会議でなにが話題に上り、何が同意され、具体的になにを行うかを記録し、各人が100%理解し、常に振り返って確認できるようにしておく。
また、議事録を取りながら、これってまだ決まってないですよね？とか、曖昧な部分(特に偉い人がそれっぽい正論をぶち上げた後によく起こる)を、これは具体的にどうしましょう？などと、具体的な行動レベルまで落とし込むなど、会議の流れをコントロールしていくことも重要だ。(議事録を取っているという体で平社員だろうが外部業者であろうが、口を挟んでいけるのもポイント)
自分の立場が弱かったとしても、主要な関係者が顔を揃える会議で決まった事は、それに関わる人間は必ず遂行しなければならない。物事を一気に前に進めるチャンス。最大限に活用すべき。
③叩き台orプロトタイプを作る
元マイクロソフトの伝説的エンジニアであった中島聡さんの著書を読んで100回くらい同意したのであるが、何か企画を提案したいと思ったら、しょぼくてもいいので、まずはそれを形にしてしまうこと。
ちょっと皮肉っぽい言い方かもしれないが、世の中ゼロから何かを作り出せる人は本当に少ないと感じる。10人に1人いるかどうかだろうか。出来上がったモノにアレコレ意見をするのが得意な人はたくさんいるけど。
逆に言えば、アレコレ意見をしてもらう機会をきっちり設ければ、その人たちに当事者意識を持って進めてもらうことが可能なのである。
いわゆる『あの商品/サービスはワシが育てた』というやつである。
だから口頭や文章であれこれ説明するよりも、自分でサンプルなりを作ってしまった方が理解もされるし、話も早い。そして大抵の場合それをベースに話が進むので、自分が主導権を握れるのである。
④クリエイティブさが要求される仕事は、依頼されたらすぐに手をつけてみる。
クリエイティブな仕事(ここではルーティンではない仕事、明確なゴールや正解がない仕事と定義する)例えば企画書を作るなどは、例え締め切りが1ヶ月先であったとしても、引き受けたその日その瞬間にまず手をつけてみるのがよい。
このような仕事は答えが無いだけに他のルーティンでとっつき易い仕事を優先して後回しにしてしまいがちである。
私も以前はそうだった。そして締め切り直前になって焦り始め、徹夜して間に合わせるものの、上司にボコボコにされるという…苦い思い出だ。
全く逆に、まずとりあえずフォーマットだけでも作ってみたり、紙にラフ案を書き出してみる。それだけでその仕事の難易度や必要な手順や情報、かかる時間が何となくわかり、スケジュール感が浮かんでくる。
あと、実体験としては、こういう仕事は一度手をつけると楽しくなってきて、そのままガンガン進めてしまうことも多い。上記中島さんの著書にもあるのだが、締め切りまで10日あったとしたら、初めの2日にフルパワーを注ぎ込んで8割(というかほぼ完成形)を作り上げ、残りの8日で2割を完成させると言っているが、非常によい方法だと思う。
はじめの2日でほぼ完成させたモノを依頼者に見せて、方向性にズレがないかをすり合わせ、意見をもらい、残り時間でじっくりブラッシュアップさせる。逆にとても完成できないと判断できれば、依頼してきた上司に相談し、期限の延長やサポートを仰ぐことも可能だ。
これを以前のように当日になってからできませんなどと報告しようものなら、社会人としての信用はガタ落ちのみならず、場合によっては多くの人に迷惑をかけることになる。
こういった仕事は本来とても楽しいモノである。せっかくそんな機会を得られているのだから、締め切りに追われて半泣きになりながらではなく、楽しみながらやりたいモノである。
⑤明日からやろうと思ったことは、今日のうちにちょこっとだけでもやってみる。毎回ちょっと物足りないかな？くらいで止める。
これは上記と異なり、締め切りがなく、地道な継続が必要なことに対しての取り組み方である。例えば英語を勉強しようと思ったとする。その時に明日こういう教材を買ってきて何時間くらいやろう、これはダメ。9割くらいの確率でやらない。
大事なのはその日のうちに何か行動することである。ネットで適当な教材を探して5分でいいから音読してみるとか。
そして、やり始めたら、毎回無理ないところで止める。辛い苦しいと思うほどやってはいけない。
2ちゃんねる創始者のひろゆき氏なども言ってあるが、人間は一度始めたことをそのまま続ける方がラクと感じるようにできているらしい。
圧倒的な決意を持って次の日からやると決めるより、その日のうちにちょろっと始める方がきちんと続けられているように思う。
習慣化が大切というが、やらないとなんか気持ち悪い、と感じるようになってきたらしめたものである。
継続は力なり。1ヶ月死ぬ気でやるよりも、1年ダラダラやった方が身になることもある。
⑥毎日夜に次の日の『やることリスト』を作る
これはもう社会人として基本なのだろうとは思うが、今までできたりできなかったりだった。
仕事でそれなりに認められてくると、あれやこれやとやることが増えてくる。そういう時、見出しのままなのであるが、前日の夜に、次の日にやることをリストアップする。会議や打ち合わせがあればその時間なども。
小難しいことはなく、ただ書き出しておけばよい。当日はリストアップしたことをポンポン潰していく。
最近気づいたのだが、やるべきことをリストアップすることで、抜け漏れ防止や優先順位などが見えるだけでなく、自分が何をやればいいかが明確になることで大きくストレスが減少しているように感じる。自分にとってはこれが一番大きい。
これだけでなく、仕事で何か行き詰まっているというときは、複数の問題をごっちゃに考えていることが多い。一つ一つ問題課題をリストアップしていくことで、スッキリ先が見えることがある。大事なのはきちんと文字に書き出して言語化することである。
以上である。
しかし書いていて思ったが、言語化、具体化そして行動というのは本当に大事だなと。
世の中の仕事で起きる問題の結構な部分が、これで解決してしまうんじゃないかと思うくらい。
